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Come affrontare un audit: 5 cose che ogni Quality Manager deve sapere

Hai deciso di certificare il tuo sistema di qualità o di gestione ambientale e ha contattato un organismo esterno per effettuare una verifica indipendente. Cosa puoi ora fare per massimizzare le tue possibilità di successo?

0007_LEAD_EC Un auditor esperto di Bureau Veritas, il principale organismo di certificazione indipendente, ti fornisce i suoi suggerimenti per preparare il tuo audit.

1) Organizza un audit esterno solo una volta che il sistema di gestione è stato implementato correttamente

La prima cosa che un auditor esterno cerca di confermare è che un sistema di gestione sia pienamente attuato, non solo un piano teorico. Per essere considerato "pienamente attuato", un piano di gestione deve essere stato implementato da tempo sufficiente per consentire ai dipendenti e ai dirigenti di capire i propri ruoli e le proprie responsabilità e di incorporarli nel loro lavoro quotidiano. Questo periodo può variare da un paio di settimane per le piccole aziende in cui i dipendenti sono attivamente impegnati nella gestione delle attività a sei mesi per aziende molto grandi. Quando il piano di gestione entra a far parte della vita quotidiana dell’azienda, è il momento di chiamare gli auditor. Gli auditor eseguiranno una valutazione e indicheranno le aree di miglioramento come parte del processo di certificazione.

 

Per semplificare questo processo, Bureau Veritas ha appena lanciato gli Audit di certificazione online per la ISO 9001:2015 e la ISO 14001: 2015 disponibili attraverso la Piattaforma LEAD di E-commerce. Questo servizio innovativo unisce gli strumenti di e-learning e di autovalutazione orientati a tutte le aziende che desiderano avviare la transizione alle nuove versioni di ISO.

 

 2) Comprendi il processo di audit e tieni pronta la documentazione

In Bureau Veritas utilizziamo un approccio in due fasi per il primo audit di un’azienda. La prima fase è una visita per verificare che l'azienda sia pronta per l'audit: che il sistema di gestione sia pienamente attuato e che l’azienda abbia la documentazione necessaria per consentire ai nostri auditor di svolgere il loro lavoro. Supponendo che l'azienda passi questa prima fase, la seconda fase comprende una revisione dettagliata della documentazione, una visita in loco e interviste con dirigenti e dipendenti.

Ciò significa che la documentazione deve essere in ordine per la nostra prima visita: il Manuale della Qualità (o Manuale del Sistema di Gestione Ambientale per la certificazione ISO 14001), le politiche aziendali, gli obiettivi e tutti i sistemi in atto per rilevare le non conformità e gestire i reclami legati alla qualità.

 

3) Assicurati che i dirigenti della tua azienda siano coinvolti...

Un concetto chiave nella nuova ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 è la leadership: il team dirigenziale deve essere impegnato nella qualità e deve guidarne la realizzazione. Ecco perché una parte importante del nostro audit sono le interviste con i dirigenti. Verifichiamo che i dirigenti aziendali abbiano familiarità con il sistema di gestione della qualità e con il loro ruolo nella sua realizzazione. Per cui, fondamentale per prepararsi all’audit è fornire le giuste informazioni ai dirigenti, assicurarsi che siano coinvolti, e assicurarsi che siano disponibili a rispondere alle domande del auditor.

 

4) …e che i dipendenti comprendano il loro ruolo

Il team dirigenziale “possiede” il sistema di gestione della qualità, ma i dipendenti svolgono un ruolo nella sua realizzazione. Il segnale più importante per un auditor che un'azienda ha un sistema di gestione della qualità altamente efficace è quando il dipendente più giovane è a conoscenza della politica e delle procedure che si applicano al suo lavoro. Ciò non può essere raggiunto durante la notte, richiede mesi di comunicazione e formazione. Gli auditor dicono di poter vedere immediatamente i benefici di questo tipo di impegno dei dipendenti quando conducono le loro interviste con il personale.

 

5) Rilassati! La certificazione non è fine a se stessa: esiste per aiutare a migliorare

Gli auditor non sono alla ricerca della perfezione. Verificano che sia presente un sistema in grado di gestire argomenti legati alla qualità o all’ambienta rilevanti per l'organizzazione, che questo sistema venga seguito e utilizzato per migliorare continuamente. Piuttosto che preoccuparsi di ciò che l’auditor troverà, sfrutta i suoi consigli esperti sulle non conformità e sui modi per migliorare. In questo modo le prestazioni dell’azienda miglioreranno e il team dirigenziale sperimenterà i vantaggi del tuo approccio proattivo alla gestione della qualità e dell'ambiente!

 

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